Jegyzői napló egy kicsit másképp 1.

Van az úgy, hogy az ember egy cikk olvasása közben meglepve döbben rá: „Nahát, ezt én már régóta így csinálom – csak nem tudtam, hogy neve is van!” Így jártam Miklós Dulkai írásával is, amelynek már a címe is figyelemfelkeltő: „A 2 perces szabály – újratöltve: Az egyik legnagyobb hatékonyságnövelőd lehet. Ha nem legyintesz.”

Jegyzőként egy sor ügy, kérés, kérésecske, email és spontán felmerülő „csak egy perces” kérdés landol nálam nap mint nap. A munkámból fakadóan már régen kialakítottam magamnak egy ösztönös szűrőt: ha valamit tényleg két perc alatt meg lehet oldani, azt nem érdemes halogatni. Nem volt mögötte tudományos megalapozás, sem produktivitási elmélet – egyszerűen így volt életszerűbb. Miklós cikke viszont most megmutatta, hogy ennek az egyszerű rutinműveletnek igenis komoly neurotudományos alapja van.

És milyen felszabadító ezt megtudni!

David Allen „Getting Things Done” rendszerében ez az egyszerű szabály a következő:
Ha valamit el lehet intézni két perc alatt, ne listázd, ne halaszd – csináld meg azonnal.

Ahogy Dulkai is kiemeli, ez nem (csak) hatékonysági trükk, hanem egy mentális felszabadító gyakorlat. A nyitott ügyek, a függőben hagyott emailek, az „erre még visszatérek” típusú gondolatok bizony helyet foglalnak az agyunkban. Ott keringenek, zakatolnak a háttérben – és este, amikor már csak a vacsoraasztalnál szeretnél lenni, hirtelen bevillan: „Jaj, még azt is elfelejtettem!”

A jegyzői 2 perces valóság – néhány ismerős helyzet

• Egy kérdés (valamelyik önkormányzat, valamelyik folyosóján) a folyosón – „Jegyző asszony, csak annyit szeretnék tudni, hogy…”
  Ha tudom a választ, és nem kell előásni dokumentumokat vagy visszakeresni rendeletmódosításokat: válaszolok. Most.
• Egy kolléga emailje reggel 8:03-kor – „Ránéznél erre gyorsan?”
  Ha valóban gyors, ránézek és válaszolok. Mert délután már nem biztos, hogy ugyanilyen gyorsan menne – és a kolléga is nyugodtabban haladhat tovább.
• Egy Facebook-üzenet a helyiektől: „Mikor jön a kormányablak busz?”
  Igen, két mondat – és máris kevesebb a félreértés. Egy másodperccel később valaki megosztja a kommenteket, és a válaszom már segít is másoknak is.

Mikor nem működik?

Miklós Dulkai szépen összefoglalta: kreatív munkavégzés közben, kimerültségnél, vagy ha kötegelhető feladatokkal van dolgunk – nem kell erőltetni. És az is igaz, hogy amit egyáltalán nem is akartál megcsinálni, azt nem kell két perc alatt sem.

A kulcs: tudni, mikor érdemes azonnal cselekedni, és mikor jobb „parkolni” egy feladatot. A döntésképesség itt jön be – nem a szabály „robotikus” alkalmazása.

Az önbizalom kis gyakorlatai

Amikor két perc alatt végzek valamivel, valójában nemcsak a feladattal, hanem a napommal is könnyebben haladok. A kis lezárt ügyek olyanok, mint az elpakolt bögre a reggeli után: apróság, de jót tesz a rend érzésének. És ahogy Miklós is írja: a legkisebb változások következetesen alkalmazva a legnagyobb hatást érik el.

Nem új szabály, csak tudatosabb jelenlét

Szóval köszönöm Miklós Dulkainak a gondolatébresztést – megerősített abban, hogy amit ösztönösen már alkalmaztam, annak van helye és értelme. És ha valaki most olvasná ezt a bejegyzést, legyen ez a kis lökés: válaszolj arra az egy emailre, amit már harmadszor nyitsz meg ma. Csak két perc – és több, mint gondolnád.

És te? Mi volt a mai napod legfelszabadítóbb 2 perces feladata?

Ha van kedved, oszd meg kommentben – nem azért, mert hatékonyságbajnokságot játszunk, hanem mert egymást is inspirálhatjuk a kis dolgokban.

#2perces #produktivitás #hétköznapihatékonyság #jegyzőimindennapok #kifogásoknélkül