Jegyzői napló egy kicsit másképp 2.

„Nem mondjuk ki – de mindenki sejti”

Avagy hogyan válik a csend a hivatali működés legláthatatlanabb szabályzójává

Jegyzői reflexió egy LinkedIn-poszt nyomán

Kezdjük egy ismerős jelenettel – persze ezúttal nem egy csapatépítő tréningről, hanem a hivatal folyosójáról:

– Szerinted meg kéne neki mondani?
– Inkább nem. Úgyis megsértődik.
– Lehet, hogy már tudja. Csak nem akar róla beszélni.
– Vagy azt hiszi, hogy mi tudjuk, hogy ő tudja.
– Akkor nem szólunk?
– Ne szóljunk.

És ezzel el is intéztük: a megbeszélést, az egyeztetést, a döntéselőkészítést, a kollegiális visszajelzést és a vezetői kommunikációt – egy mozdulattal a szőnyeg alá söpörve.

Füredi Júlia kiváló posztja indított el bennem egy gondolatfolyamot. Az ő írása kifejezetten szervezeti működésről szól – én most azt szeretném megmutatni, hogy a hivatalok világa sem mentes ettől a kulturális csendtől, sőt, sokszor rendszerszinten termeljük újra.

A hivatalban a csend nemcsak arany, néha bénító is

Megfigyelted már, hogy egy önkormányzatnál mennyire pontosan nyomon követhető, mi történt? Van jegyzőkönyv, határozat, beszámoló. De arról, hogy mi nem történt meg – arról nincs semmi nyom.

Semmi arról, hogy:

• kinek nem mertünk visszajelezni,
• melyik döntést nem mertük megkérdőjelezni,
• melyik ötlet halt el még a gondolat szintjén, mert „nehogy már okoskodjak”.

Ez nem lustaság. Ez kulturális félelem.
És sajnos: ez a csendes elbizonytalanodás szervezeti modellje.

A sejtés kultúrája a közigazgatásban

– Szerintem ő már tud róla…
– Gondolom, nem véletlenül nem hozta fel újra…
– Nem akarom feleslegesen bolygatni…

Ismerősek ezek a mondatok? Mert nekem, jegyzőként nagyon is. A „ne zavarjuk meg a nyugalmat” szemlélet gyakran tévesen egyenlővé válik a jó működéssel. Pedig az állóvíz nem békés, csak megállt. És a víz, amit nem mozgatunk meg időben, előbb-utóbb megposhad.

Mi történik, ha nem mondjuk ki?

• A kollégák elkezdik félreérteni egymást – és nem kérdeznek vissza.
• A fiatal, tehetséges munkatársak visszafogják magukat, nehogy „túltoljanak valamit”.
• A vezető úgy gondolja, hogy ha nincs panasz, akkor biztos minden rendben van.
• A csapatban a bizalom helyét átveszi a taktikus mosolygás.
• A hivatali légkör pedig csendben elveszíti a lendületét.

És senki nem szól. Mert mindenki azt gondolja, hogy majd valaki más.

De a jegyző sem gondolatolvasó

Még ha néha ezt is várják tőlünk. De nem tudjuk, ki mivel küzd, ha nem mondja. Nem tudjuk, mi fáj, ha nem kérdeznek vissza. És nem tudjuk, mit kéne másképp csinálni, ha nincs párbeszéd.

Ezért fontos számomra a „mondjuk ki – de emberként” elv. Nem támadva, nem számonkérve. Kérdezve, tisztázva, együttműködve. Mert a működő szervezet nem attól működik jól, hogy minden le van írva – hanem attól, hogy a kimondatlan dolgokat is merjük kezelni.

Egy apró kísérlet – hivatalosan is ajánlott

Próbáld ki ma, holnap, jövő héten:

Írj rá egy kollégára, akiről sejted, hogy nem értett egyet valamivel.

Kérdezd meg az új kollégát, hogy biztosan érti-e az új eljárásrendet.

Mondd ki egy testületi ülés után, ha valami nem volt egyértelmű.

Lehet, hogy nem történik semmi látványos. De lehet, hogy egy feszültség megszűnik. Lehet, hogy egy munkatárs fellélegzik. És lehet, hogy elindul egy új, bátrabb hivatali kultúra – ahol a sejtés helyett a megértés működik.

Korábbi jegyzői napló: